Aplikacje biurowe - praca zdalna przez telefon

Nie ruszasz się z domu bez smartfona? Nic zaskakującego. To małe centrum dowodzenia - przenośne biuro, podręczny aparat, notatnik, ale też portfel. Według statystyk za 2022 rok, klienci największych banków na polskim rynku wykonali ponad 264 mln. transakcji zbliżeniowych za pomocą urządzeń elektronicznych - smartfonów i smartwatchy. To wygodne rozwiązanie, o którym warto dowiedzieć się trochę więcej, zwłaszcza jeśli jesteś nieprzekonany.

 

Komunikatory do pracy zdalnej

Dobry komunikator do pracy zdalnej powinien zapewniać nie tylko możliwość pisania z członkami zespołu, ale też swobodną komunikację wideo - indywidualną i grupową, a także prowadzenie prezentacji. Dobrze, by pozwalał również na przesyłanie plików. Na rynku od wielu lat istnieje szereg tego typu aplikacji, które zostały wzbogacone o różne funkcjonalności ułatwiające pracę zdalną nie tylko z poziomu komputera, ale też smartfona. Poniżej wybrałam kilka, które zasługują na największą uwagę.

1. Microsoft Teams. Umożliwia wykorzystywanie wszystkich wymienionych wyżej funkcji, a dodatkowo pozwala na pracę online na wysłanych plikach - zarówno samodzielną, jak i grupową. Ten komunikator Microsoftu można powiązać z kontem poczty Outlook, dzięki czemu status dostępności i zaplanowane wydarzenia, takie jak np. wideorozmowy zostaną zsynchronizowane z kalendarzem w obydwu aplikacjach.
2. Zoom. Ten bezpłatny komunikator również pozwala na kontakt zarówno w grupach, jak i indywidualnie, a także na prowadzenie rozmów i prezentacji. Niestety, przydatna funkcja nagrywania spotkań jest dostępna jedynie w płatnej wersji. Niemniej jest to bardzo stabilny komunikator, który pozwala też na tworzenie zamkniętych grup konwersacyjnych oraz wirtualnej tablicy z notatkami.
3. Skype. Jeden z najpopularniejszych komunikatorów internetowych, o którym cały świat przypomniał sobie w czasach pandemii. Wydawało się, że w dobie FaceTime’a jego funkcjonowanie odeszło już niemal do lamusa, ale wysoka funkcjonalność i bezawaryjność sprawiły, że wrócił do łask. Jego darmowa wersja jest w pełni wystarczająca i umożliwia nagrywanie rozmów oraz prowadzenie szkoleń online.
4. Slack. Aplikacja wykorzystywana typowo do komunikacji w środowiskach pracy. Stworzona z myślą o komunikacji zespołowej, przede wszystkim tej pisanej. Pozwala na nawiązywanie połączeń audio i wideo, ale znacznie lepiej sprawdza się w formie komunikacji tekstowej. Umożliwia tworzenie kanałów komunikacji dla grup, wygodnych opcji odpowiedzi na poszczególne wiadomości, a także kontakt w wiadomościach prywatnych. To całkiem niezłe uzupełnienie do zarządzania projektami.

 

Edytory tekstu na telefon

Niezależnie od tego, czy ktoś pracuje z tekstem na co dzień, bez funkcjonalnego edytora ciężko się obyć w każdego rodzaju pracy biurowej. Jeśli decydujesz się pracować na smartfonie, warto zainstalować takie aplikacje, które w razie potrzeby pozwolą na płynne przechodzenie między telefonem a laptopem bez utraty wyników pracy i żmudnego przesyłania plików. Ważny jest też przyjazny interfejs, który ułatwia wykonywanie zadań na stosunkowo niewielkim ekranie smartfona. Z wymienionych poniżej aplikacji na pewno warto skorzystać.

1. Dokumenty Google. Darmowe i proste w obsłudze narzędzie, funkcjonalnością do złudzenia przypominające podstawowy i najczęściej używany pakiet Microsoft Office. Zawiera edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny oraz prezentacje. Aby z nich korzystać, wystarczy utworzyć i zalogować się na konto Google. Pakiet umożliwia pracę zarówno offline, jak i w chmurze. Z łatwością możesz też udostępnić plik, na którym pracujesz kolejnym osobom, aby kontynuować wspólnie.
2. Microsoft Office. Najbardziej popularny i znany pakiet do edycji tekstu i nie tylko. Pozwala na najpełniejszą i profesjonalną pracę z każdego rodzaju dokumentem - jest kompatybilny z większością używanych obecnie formatów. W wersji mobilnej niczym nie odbiega od tej pecetowej, zachowuje pełną funkcjonalność, a wygodne przełączanie między panelem narzędzi sprawia, że jego używanie jest po prostu wyjątkowo wygodne i szybkie.
3. Evernote. Ta darmowa aplikacja nie jest typowym edytorem tekstu, lecz bardziej wyjątkowo rozbudowanym notatnikiem. Pozwala swobodnie zarządzać danymi, ale oferuje też uporządkowany system do robienia i przechowywania notatek, zarówno odręcznych, jak i tekstowych. Pozwala też na łączenie ich z terminarzem. W płatnej wersji dla firm oferuje rozszerzone możliwości kooperacyjne, także na plikach tekstowych.

 

Zarządzanie pracą zdalną ze smartfona

Organizacja pracy w biurze jest prostym zadaniem - pracownicy widzą się niemal codziennie, rozmawiają ze sobą i są na bieżąco z zdaniami. W przypadku pracy zdalnej komunikatory mogą okazać się niewystarczające do efektywnego zarządzania pracą i czasem całego zespołu tak, aby wirtualne spotkania czy taski nie nakładały się na siebie. Dlatego też warto mieć przy sobie na telefonie jedną z polecanych aplikacji, które mogą całkowicie odmienić organizację home office’u.

1. Asana. To doskonałe narzędzie do zarządzania projektami, nawet tymi o bardzo wysokim stopniu skomplikowania i wielopoziomowej strukturze. Asana pozwala na zakładanie kart do każdego zadania, grupowanie ich i tworzenie podzadań. Można ją zintegrować ze skrzynką mailową, co ułatwia powiadamianie o działaniach w każdej obserwowanej zakładce. Umożliwia także ustawianie dealine’ów, aktualizowania postępów w każdym zadaniu, wprowadzanie dokładnych opisów, a także na rozmowy między członkami danego projektu.
2. Trello. To wirtualny organizer działający na zasadzie tablicy ze sticky notes. Pozwala na stworzenie wirtualnych przestrzeni dostosowanych do potrzeb całego zespołu. Każdy projekt lub zespół może mieć swoją oddzielną tablicę, gdzie zaznaczone będą zadania do zrobienia, ich status, deadline’y, a także miejsce na rozmowy i dołączenie plików z wynikiem prac. Trello wyróżnia się mało skomplikowaną formą graficzną i przejrzystością interfejsu. Dla powtarzalnych zadań można stworzyć idealnie dostosowane do potrzeb użytkownika szablony.
3. Jira. To aplikacja, która łączy w sobie funkcjonalności Asany i Trello. Jest nieco bardziej skomplikowana, ale pozwala na pełne zarządzanie projektami i czasem pracy zespołu. Może działać na zasadzie tablic podobnych do Trello, ale też na zasadzie drzewka projektowego znanego z Asany. Umożliwia śledzenie postępów z pracy w czasie rzeczywistym, a także raportowanie czasu, jaki każdy z pracowników poświęcił na dany projekt. Pozwala to na realne wyceny dla klientów zespołu oraz dokładne rozliczenia z samymi wykonawcami projektu. Ciekawą opcją jest możliwość integracji z Dropbox, OneDrive i Google Drive, co ułatwia przechowywanie nawet dużej liczby plików w chmurze. Każdy pracownik ma także możliwość nie tylko komunikacji z zespołem, ale też stworzenia prywatnej listy zadań do wykonania.

 

Przydatne aplikacje na telefon - podsumowanie

Każda z zaproponowanych aplikacji ma wersję zarówno desktopową, jak i mobilną, przeznaczoną do używania na tabletach i telefonach. To nie tylko przeskalowane interfejsy, ale całkowicie dostosowane do urządzeń mobilnych funkcjonalności. Usprawniają organizację codziennej i hybrydowej pracy zdalnej, pozwalając na płynne przełączanie się między używanymi urządzeniami bez straty postępów w pracy. Dzięki temu niezależnie od miejsca na świecie, wystarczy, że masz dostęp do internetu oraz naładowaną baterię w smartfonie, i możesz pracować bez żadnego problemu. Oczywiście warto zaopatrzyć się w powerbank, żeby mieć pewność, że telefon wytrzyma większe obciążenie związane z 8-godzinnym użytkowaniem, ale w zamian za wygodną pracę z dala od biura - jest to niewielka niedogodność.